CRM-Software: Definition, Arten und welche wählen

Ein CRM (Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement) hält Ihre Kontakte, Ihren Austausch und Ihre laufenden Verkäufe an einem Ort. Es beantwortet eine einfache Frage: Wen muss ich heute nachfassen, und warum? Dieser Ratgeber ordnet CRM-Software von der einfachsten bis zur vollständigsten und sagt, für wen sie gemacht ist.

Schnellwahl

Weniger als 50 aktive Kunden: eine gut geführte Tabelle reicht für den Anfang.
Gratis starten: HubSpot CRM oder Zoho CRM.
Verkaufsteam mit klaren Verkaufsschritten: Pipedrive.
Daten auf eigenen Servern behalten: Twenty oder Odoo (Open Source).
Grosses Team, komplexe Abläufe: Salesforce oder Microsoft Dynamics 365.
Schon auf bexio: zuerst das Kontaktmodul nutzen, bevor Sie ein Werkzeug hinzufügen.

Tabelle: von der einfachsten zur vollständigsten

Werkzeug	Niveau	Hosting	Gratisversion	Ideal für
Tabelle (Excel, Google Sheets)	●	Ihr Computer oder Cloud	ja	erste Kunden
HubSpot CRM	●●	Cloud	ja	Marketing und Verkauf zusammen
Zoho CRM	●●	Cloud	ja, begrenzt	kleine Teams
Pipedrive	●●●	Cloud	nur Testversion	Verkaufsteams
Twenty	●●●	Ihre Server oder Cloud	Open Source	Daten unter Kontrolle
Odoo CRM	●●●	Ihre Server oder Cloud	Open Source (Community)	CRM mit Fakturierung verbunden
Microsoft Dynamics 365	●●●●●	Cloud	nein	Unternehmen mit Microsoft
Salesforce	●●●●●	Cloud	nein	grosse Verkaufsteams

Die Optionen im Detail

Tabelle

Ideal für: Selbstständige oder kleine Teams am Anfang.
Stärke: gratis, allen bekannt.
Grenze: keine Erinnerung, kein E-Mail-Verlauf, häufige Doppelungen.

HubSpot CRM

Ideal für: Unternehmen, die Website, E-Mails und Verkauf verbinden wollen.
Stärke: solide Gratisversion, Website-Formulare mit dem CRM verbunden.
Grenze: die erweiterten Funktionen werden schnell kostenpflichtig.

Zoho CRM

Ideal für: kleine Teams, die viele Funktionen für wenig Budget wollen.
Stärke: breite Werkzeugpalette (Rechnungen, Support, E-Mails).
Grenze: überladenere Oberfläche.

Pipedrive

Ideal für: Teams, die in Schritten verkaufen (Erstkontakt, Offerte, Unterschrift).
Stärke: sehr übersichtliche Spaltenansicht.
Grenze: schwächer im Marketing.

Twenty

Ideal für: Unternehmen, die ihre Daten selbst hosten wollen.
Stärke: Open Source, modern, an Ihre Felder anpassbar.
Grenze: braucht eine Installation und technische Betreuung.

Odoo CRM

Ideal für: Unternehmen, die CRM, Offerten, Rechnungen und Lager verbinden wollen.
Stärke: ein einziges System für mehrere Bereiche.
Grenze: die Einrichtung braucht Zeit. Siehe unseren Ratgeber zu ERP-Software.

Microsoft Dynamics 365 und Salesforce

Ideal für: grosse Teams, mehrere Standorte, komplexe Abläufe.
Stärke: sehr vollständig, sehr anpassbar.
Grenze: hohe Kosten und ein grosses Integrationsprojekt.

Tipps für einen guten Start

Zeichnen Sie Ihre Verkaufsschritte, bevor Sie das Werkzeug wählen: 4 bis 6 Schritte reichen.
Bereinigen Sie Ihre Kontakte vor dem Import: eine importierte Doppelung bleibt eine Doppelung.
Eine verantwortliche Person pro Kontakt: sonst fasst niemand nach.
Verbinden Sie Ihr Postfach: jeder Austausch landet auf dem richtigen Eintrag.
Verbinden Sie die Website-Formulare: jede Anfrage kommt ins CRM, ohne Kopieren und Einfügen.
Datenschutz: prüfen Sie, wo die Daten liegen, und unterschreiben Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (revDSG).
Prüfen Sie den Export: Ihre Daten müssen das Werkzeug verlassen können.

FAQ

Was bedeutet CRM?

Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Das Wort bezeichnet die Methode und die Software.

Reicht ein Gratis-CRM?

Für ein kleines Team ja. Der Bedarf an einem Bezahlplan kommt mit automatischen Erinnerungen, Berichten und mehreren Zugängen.

Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?

Das CRM verfolgt Ihre Kunden und Verkäufe. Das ERP steuert das ganze Unternehmen: Lager, Einkauf, Produktion, Buchhaltung.

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