Cette page résume l’annexe 3 du contrat de prestation, qui règle le traitement des données personnelles pour le compte de nos clients. C’est l’annexe signée qui engage ; cette page existe pour que vous sachiez à quoi vous vous engagez avant de signer.
L’annexe est un contrat de sous-traitance au sens de l’art. 9 LPD et de l’art. 28 RGPD. Elle s’applique dès que Hallebardier traite, pour le compte du client, des données de tiers : visiteurs de son site, personnes qui remplissent un formulaire, destinataires d’un email.
Le client est responsable du traitement. Il décide quelles données sont collectées sur son site et pourquoi. Hallebardier est sous-traitant et ne traite ces données que sur instruction documentée, pour les seules finalités du contrat. Cette répartition n’est pas cosmétique : c’est le client qui répond devant le PFPDT, et Hallebardier qui répond devant le client.
Le traitement dure ce que dure la prestation : la réalisation du site, puis la maintenance si elle est souscrite. Il s’arrête à la fin du contrat, sous réserve du délai de sauvegarde décrit plus bas.
Nom, email, téléphone et message des personnes qui remplissent le formulaire du site du client, conservés deux ans après le dernier échange. Adresse IP et horodatage dans les journaux serveur, trente jours. Mesure d’audience agrégée, six mois. Coordonnées professionnelles publiées sur le site, pendant la durée du contrat.
Aucune donnée sensible au sens de l’art. 5 let. c LPD n’est traitée dans le cadre standard. Si le site du client devait en collecter, cette annexe doit être révisée avant la mise en ligne.
Les instructions du client sont écrites, un email suffit. Hallebardier ne traite les données à aucune autre fin : ni statistiques propres, ni prospection, ni entraînement d’un modèle d’intelligence artificielle. Si une instruction paraît contraire au droit applicable, Hallebardier le dit au client et peut suspendre son exécution jusqu’à confirmation écrite.
Une seule personne accède aux données, Maxime Perriard, tenu au secret par le contrat lui-même, sans limite de durée après sa fin. Aucun personnel temporaire, aucune revente, aucune sous-traitance commerciale.
TLS 1.3 sur tout le trafic et HSTS. Sauvegardes chiffrées avant de quitter le serveur, avec une clé qui ne s’y trouve pas. Authentification à deux facteurs, clés SSH uniquement, connexion root désactivée. Pare-feu par défaut fermé, base de données non exposée. Journaux d’accès conservés quatre-vingt-dix jours. Mises à jour de sécurité automatiques. Les données de chaque client sont cloisonnées.
Les prestataires ci-dessous interviennent dans la prestation. Le client les accepte en signant l’annexe.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation | Transfert |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hébergement, CDN, sécurité, sauvegardes chiffrées | UE et réseau mondial | CCT |
| Google Ireland Ltd | Messagerie, agenda | UE | — |
| Resend, Inc. | Acheminement des formulaires | États-Unis | CCT |
| Infomaniak Network SA | Serveur du suivi commercial | Suisse | — |
| Bexio AG | Facturation | Suisse | — |
| Skribble AG | Signature électronique | Suisse | — |
| Proton AG | Gestion des identifiants | Suisse | — |
| Better Stack | Surveillance de disponibilité | UE | — |
Tout nouveau sous-traitant est annoncé au client trente jours avant son entrée en fonction. Le client peut s’y opposer pour un motif tiré de la protection des données ; si aucune autre solution n’existe, la prestation concernée est résiliée sans frais pour lui.
Le site du client, ses sauvegardes et son suivi commercial restent en Suisse ou dans l’Union européenne. Les seuls transferts hors de cette zone sont ceux marqués dans le tableau, couverts par les clauses contractuelles types de la Commission européenne reconnues par le Préposé fédéral, complétées de l’addendum suisse.
Hallebardier n’a pas de relation directe avec les personnes concernées : une demande qui lui arrive est transmise au client sous trois jours ouvrables, sans y répondre. Les extractions, corrections ou suppressions dont le client a besoin pour répondre sont fournies sous cinq jours ouvrables. L’aide est la même pour une analyse d’impact ou une consultation préalable, dans la mesure où les informations dépendent de Hallebardier.
À la fin du contrat, les données actives sont restituées ou supprimées dans les trente jours, au choix du client.
Les sauvegardes ne peuvent pas être expurgées sélectivement. Elles sont chiffrées et tournent sur trente jours. Une demande de suppression est donc pleinement effective au plus tard trente jours après le traitement de la demande sur les données actives. C’est une limite technique réelle, énoncée ici plutôt que découverte au moment d’une demande d’effacement.
Hallebardier notifie le client sans délai et au plus tard vingt-quatre heures après avoir eu connaissance d’une violation, avec la nature de l’incident, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises. C’est au client, responsable du traitement, qu’il appartient de notifier le PFPDT.
Le client peut demander, une fois par année civile et avec un préavis de trente jours, les informations démontrant le respect de cette annexe. Un audit sur place est possible à ses frais, pendant les heures ouvrables.
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